Twój kluczowy pracownik spędza od 1 do nawet 5 godzin dziennie na ręcznym przepisywaniu zamówień? Nasz klient, firma z branży e-commerce obsługująca sieć kilkuset sklepów, mierzył się z tym każdego dnia. Inni proponowali mu monolityczny, dedykowany system za 20 000 – 30 000 zł, którego wdrożenie zajęłoby miesiące. My dostarczyliśmy pierwsze, działające rozwiązanie w 2 tygodnie. Każdy kolejny dzień generuje od tamtej pory realne oszczędności. Pokażę Ci, jak to zrobiliśmy.
Sytuacja „PRZED”: Chaos w PDF-ach i stracone godziny)
Wyobraź sobie chaos. Jeden główny dystrybutor generuje zamówienia w formie koszmarnie nieczytelnego pliku PDF. Dodatkowo zlecenia spływają z ponad 100 sklepów w całej Polsce, a każde jest opisane nieco inaczej. Przed wdrożeniem automatyzacji, pracownik musiał ręcznie przepisywać każdą pozycję do systemu Base. ( dawniej BaseLinker). W zależności od dnia i liczby zamówień, zajmowało mu to od godziny do nawet pięciu godzin. Była to praca nie tylko monotonna i frustrująca, ale też obarczona ryzykiem kosztownych błędów.
Etap 1: Gaszenie Pożaru – Wyniki w 2 tygodnie
Zamiast budować system-kombajn, skupiliśmy się na natychmiastowej pomocy. Za około 8 000 zł stworzyliśmy proste narzędzie oparte na Excelu i skrypcie importującym dane.
Efekt? Czas potrzebny na obsługę procesu spadł z 1-5 godzin do zaledwie 10-90 minut dziennie. Co ważne, przy dużych, wielostronicowych zamówieniach automat był już znacząco szybszy od człowieka. Klient zaczął oszczędzać czas i pieniądze już po dwóch tygodniach od naszej pierwszej rozmowy.
Etap 2: Budowa Autostrady – Prawdziwa automatyzacja
Po roku, gdy firma urosła, a wolumen zamówień wzrósł, byliśmy gotowi na kolejny krok. Zainwestowaliśmy kolejne ok. 8 000 zł w przeniesienie procesu do chmury w oparciu o Make.com. Stworzyliśmy w pełni automatyczny przepływ, który sam pobiera maile, przetwarza pliki i dodaje zamówienia do systemu.
Efekt? Proces stał się w 99% bezobsługowy. Teraz, nieważne czy zamówień jest 50, czy 500 – nadzór nad całym procesem zajmuje klientowi zaledwie 10 minut dziennie. W tym momencie automat jest bezkonkurencyjnie szybszy od człowieka, niezależnie od wielkości zamówienia.
Nasza Filozofia: Modułowa Budowa i Skalowalność
To, co jest kluczowe w naszym podejściu, to myślenie o przyszłości. Nasze rozwiązania budujemy modułowo. Co to oznacza dla klienta?
- Bezpieczeństwo i Ciągłość Działania: System składa się z wymienialnych „klocków” (np. silnik do przetwarzania PDF, platforma Make.com). Jeśli któreś z narzędzi przestanie działać lub stanie się zbyt drogie, nie budujemy wszystkiego od nowa. Wymieniamy jeden moduł w ciągu 1-3 dni, gwarantując ciągłość pracy. W przypadku systemu monolitycznego byłoby to niemożliwe.
- Dalsza Optymalizacja Kosztów: Obecnie proces działa na Make.com. Jeśli przy ogromnej skali zamówień koszty tej platformy wzrosną np. do 2000 zł miesięcznie, mamy gotowy plan. Możemy przenieść automatyzację na serwer klienta (wykorzystując np. n8n) i ponownie zbić koszty utrzymania o niemal 90%.
- Gotowość na Rozwój (Etap 3): Klient już planuje wpięcie kolejnej sieci dystrybucji. Jesteśmy na to gotowi. Kolejnym, naturalnym krokiem będzie stworzenie „normalizatora danych” – centralnego modułu, który ustandaryzuje pliki od różnych dostawców. Dzięki temu wpinanie każdego kolejnego partnera będzie jeszcze szybsze i tańsze.
Wyniki w liczbach – Podsumowanie
- Inwestycja: Sumaryczny koszt dwóch etapów zamknął się w kwocie ok. 15-16 tys. zł, rozłożonej w czasie na ponad rok. Konkurencyjne oferty opiewały na 20 000 – 30 000 zł.
- Odzyskany Czas: Z 1-5 godzin pracy ręcznej dziennie do 10 minut nadzoru. Daje to setki zaoszczędzonych godzin rocznie.
- Błyskawiczny Zwrot z Inwestycji: Pierwsze oszczędności pojawiły się już po 2 tygodniach. Każdy kolejny dzień pracy automatu to czysty zysk.
- Potencjał: System jest w stanie przetworzyć wolumen zamówień, którego jeden pracownik nie byłby w stanie obsłużyć w ciągu 8-godzinnego dnia pracy.
Porozmawiajmy o Twoim procesie
Masz w firmie proces, który „kradnie” czas Twojego zespołu? Wejdź na drimple.pl i umówmy się na 30-minutową, bezpłatną diagnozę. Znajdziemy sposób, by zbudować Twój własny, skalowalny automat.
